Privacyregelement

De Oude Pastorie Lisse B.V.

AVG 2018

Actualisatie: 9 julil 2018

Privacyreglement
De Oude Pastorie gaat zeer zorgvuldig om met de haar toevertrouwde persoonlijke informatie. In de AVG is een privacyreglement opgesteld, waarin wordt beschreven op welke wijze omgegaan dient te worden met persoonlijke en andere vertrouwelijke informatie.

Privacyreglement De Oude Pastorie Lisse B.V.
Dit privacyreglement dient voor de Oude Pastorie Lisse B.V. als basis voor hoe men omgaat met de privacy en gegevensverwerking van haar klanten. Dit reglement voldoet aan de wettelijke eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt.

Artikel 1. Algemene begripsbepalingen
1.1. Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan toekent.

1.2. Persoonsgegevens
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare persoon.

1.3. Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen en vernietigen van alle gegevens.

1.4. Verantwoordelijke
De Oude Pastorie namens wie al dan niet tezamen met anderen, ter verwezenlijking van haar doelstelling, namelijk verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt. “Verantwoordelijke” kan zich ook laten lezen als “De Oude Pastorie” of “Wij”; zijnde de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid De Oude Pastorie B.V. statutair gevestigd te Lisse, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 61216429.

Contactgegevens:

  • T: 0252-204004
  • E: info@deoudepastorielisse.nl

1.5. Bewerker
Degene die ten behoeve van de Verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

1.6. Gebruiker van persoonsgegevens
Degene die als personeelslid of anderszins geautoriseerd is door of namens de Verantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken.

1.7. Betrokkene
Degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.

1.8. Opdrachtgever
Een natuurlijke of rechtspersoon die aan de Verantwoordelijke een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.

1.9. Derden
Ieder, niet zijnde de Betrokkene, de Verantwoordelijke, de Gebruiker of enig ander persoon die onder rechtstreeks gezag van de Verantwoordelijke of namens de Bewerker gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken.

1.10. Toestemming van de Betrokkene
Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de Betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

1.11. Bijzondere persoonsgegevens
Enkele voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over iemands gezondheid, ras, godsdienst, strafrechtelijk verleden of seksuele leven. Ook een lidmaatschap van een vakvereniging en het burgerservicenummer (BSN) zijn bijzondere persoonsgegevens.

Op het gebied van gezondheid zijn medische- of verpleegkundige gegevens m.b.t. benodigde zorg, zoals reanimatie, gebruik stoma, spuiten insuline, beademing en dergelijke bijzondere verrichtingen of allergieën, die mogelijk noodzakelijk of van belang kunnen zijn voor de gezondheid van de Betrokkene. De Verantwoordelijke mag hiervan op de hoogte worden stelt door de Betrokkene i.v.m. eventuele calamiteiten.

Artikel 2. Reikwijdte
2.1. Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van klanten door of namens de Verantwoordelijke.

Artikel 3. Doel van de verwerkingen van persoonsgegevens
3.1. De Verantwoordelijke verwerkt gegevens ten behoeve van de volgende doelen:

  • Adresgegevens van de Betrokkene zijn nodig om tot een overeenkomst te komen, bijvoorbeeld bij het reserveren/boeken van één of meerdere kamers in de B&B van De Oude Pastorie te Lisse voor minimaal 1 overnachting en het factureren van deze overnachting(en). Hier is sprake van een contractuele verplichting.
  • De Betrokkene dient zich bij aanmelding te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Ook hier is er sprake van een contractuele verplichting.
  • Persoonsgegevens worden via het boekingssysteem van RoomRaccoon B.V. te Breda verwerkt. Deze partij zal en mag de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken. Personen in dienst van of werkzaam voor RoomRaccoon B.V. die in aanmerking komen met de betreffende gegevens hebben een geheimhoudingsplicht.
  • Persoonsgegevens van de gast(en) worden bewaard voor het nachtregister van de Bed&Breakfast. Deze gegevens zijn noodzakelijk, omdat de Oude Pastorie verplicht is om het nachtregister bij te houden. De eis voor het bijhouden van een nachtregister staat in het Wetboek van Strafrecht. Bovendien eist de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van de gemeente vaak een nachtregister. De gegevens zijn dus noodzakelijk voor het nakomen van wettelijke verplichtingen. Voor het nachtregister wordt onder meer de naam, woonplaats van de gast, datum van aankomst, datum van vertrek en welk soort identiteitsbewijs geregistreerd. Er hoeft geen kopie van de identiteitsbewijs gemaakt te worden.
  • E-mailadressen, voor- en achternamen van sommige gasten kunnen met toestemming van de Betrokkene worden bewaard voor de nieuwsbrievenlijst van de Oude Pastorie. Betrokkene dienen vooraf toestemming te geven. Betrokkene kunnen op ieder moment bezwaar maken tegen toegestuurde nieuwsbrieven. Elke e-mail bevat namelijk een afmeldlink. Als de betrokkene zich afmeldt zal diegene geen nieuwsbrieven meer ontvangen en zullen de bovengenoemde gegevens uit het systeem worden verwijderd.

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in overeenstemming met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

Artikel 4. Verwerken van persoonsgegevens
4.1. De Verantwoordelijke is aanspreekbaar voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens en voor de naleving van de bepalingen van dit reglement.

4.2. De Verantwoordelijke treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens. Hij draagt tevens zorg voor de nodige voorzieningen van technisch en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

4.3. Betreffende de bijzondere gegevens, zal de Oude Pastorie geen beroep doen op het verwerken van informatie als ras, godsdienst, strafrechtelijk verleden of seksuele leven. Ook een lidmaatschap van een vakvereniging en het burgerservicenummer (BSN) zijn bijzondere persoonsgegevens, dus die mogen en zullen niet gekopieerd of gescand worden door De Oude Pastorie B.V. Uitsluitend het type identiteitsbewijs en het documentnummer zullen geregistreed worden en het mededelen over een

Artikel 5. Toegang tot de persoonsgegevens
5.1. Persoonsgegevens zullen nooit worden gedeeld met of worden verkocht aan derden met commerciële doeleinden.

5.2. Uitsluitend gebruikers van persoonsgegevens hebben toegang tot de persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening.

5.3. Iedere gebruiker van persoonsgegevens heeft een strikte geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang kennis neemt.

Artikel 6. Beveiliging van persoonsgegevens
6.1. Door de Verantwoordelijke wordt zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens. Hiertoe worden de persoonsgegevens op adequate wijze beveiligd.

6.2. De Verantwoordelijke ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens worden opgesteld en nageleefd.

Artikel 7. Verstrekking van persoonsgegevens
7.1. Tenzij dat noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift is voor verstrekking van persoonsgegevens aan Derden de voorafgaande toestemming nodig van de Betrokkene.

7.2. De Verantwoordelijke kan in het kader van een wettelijke verplichting, verplicht zijn gegevens van de Betrokkene aan Derden te verstrekken. Voor deze verstrekking is geen toestemming vereist van betrokkene. Wij geven uw persoonsgegevens onder geen voorwaarde aan andere bedrijven of instellingen, behalve als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Artikel 8. Inzage van opgenomen gegevens
8.1. De Betrokkene heeft recht op inzage in en afschrift van de op zijn/haar persoon betrekking hebbende gegevens. De Betrokkene dient daartoe een verzoek in te dienen.

8.2. Aan een verzoek als bedoeld in dit artikel wordt binnen vier weken na ontvangst van het verzoek voldaan.

8.3. Het recht op inzage wordt alleen toegestaan aan Betrokkene of diens gemachtigde. Betrokkene of diens gemachtigde dienen zich in voorkomende gevallen te kunnen legitimeren en/of hun bevoegdheid aan te tonen.

8.4. De Verantwoordelijke kan weigeren aan een in dit artikel bedoeld verzoek te voldoen voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de Betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen, de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten.

8.5. Voor de verzending en verstrekking van afschriften wordt geen vergoeding in rekening gebracht.

Artikel 9. Aanvulling, correctie of verwijderen van opgenomen gegevens
9.1. Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door of namens de Betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.

9.2. Zijn opgenomen gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, dan dient de Betrokkene een schriftelijk verzoek in bij de Verantwoordelijke waarin wordt verzocht om verbetering, aanvulling, verwijdering van de gegevens. De Verantwoordelijke beslist niet voordat de gebruiker dan wel de Bewerker die de gegevens heeft verzameld of diens opvolger of waarnemer, is gehoord.

9.3. Binnen vier weken na ontvangst van het verzoek bericht de Verantwoordelijke de Betrokkene schriftelijk of, dan wel in hoeverre aan het verzoek zal worden voldaan. Een weigering is altijd met redenen omkleed.

9.4. Verwijdering blijft achterwege voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

9.5. De Verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

9.6. In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van betrokkene de gegevens zijn verwijderd.

Artikel 10. Recht op verzet
10.1. Indien gegevens worden verwerkt in verband met de totstandbrenging of de instandhouding van een directe relatie tussen de Verantwoordelijke of een Derden en de betrokkene met het oog op werving voor commerciële of charitatieve doelen, moet betrokkene uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven voor deze verwerking. De Betrokkene kan hiertegen bij de Verantwoordelijke te allen tijde kosteloos verzet aantekenen.

10.2. De Verantwoordelijke zal in het geval van verzet maatregelen treffen om deze vorm van verwerking direct te beëindigen. Er geld het recht om een verleende toestemming in te trekken.

Artikel 11. Bewaartermijnen
11.1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de Betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.

11.2. Tenzij anders wordt bepaald eindigt de bewaartermijn twee jaar na het laatste contact door of namens de Verantwoordelijke met de Betrokkene. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht blijven zeven jaar bewaard.

11.3. Na beëindiging van de met de Opdrachtgever gesloten overeenkomst worden alle tot de Betrokkenen terug te herleiden persoonsgegevens twee jaar na de overeengekomen beëindiging van de begeleiding van de Betrokkene, verwijderd. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht blijven zeven jaar bewaard.

Artikel 12. Klachten
12.1. Indien de Betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd en/of indien Betrokkene meent andere redenen tot klagen te hebben, dient hij zich te wenden tot De Oude Pastorie B.V.. Voorts heeft de betrokkene het recht heeft een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12.2. De Oude Pastorie zal de klacht conform het Klachtenreglement van De Oude Pastorie Lisse B.V. in behandeling nemen.

Artikel 13. Gegevensoverdracht
13.1. Betrokkene heeft het recht zijn/haar gegevens over te (laten) dragen. Er kan ons ook gevraagd worden ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens aan een andere partij overgedragen worden.

Artikel 14. Reden en doel verstrekken persoonsgegevens
14.1. De verstrekking van persoonsgegevens door de betrokkene vloeit voort uit een wettelijke verplichting, dan wel een noodzakelijke voorwaarde om hiertoe een overeenkomst te sluiten.

Artikel 15. Wijziging privacyverklaring
15.1. De privacyverklaring kan soms gewijzigd worden (bijvoorbeeld door wetswijzigingen). Dit kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn na een nadere invulling van de regelgeving door de Autoriteit Persoonsgegevens.